Координатор по документообороту

Обязанности
Собирать потребности у заказчиков для формирования годового и ежемесячного бюджетов. Формировать годовой и ежемесячный бюджеты и вносить их в систему бюджетирования. Исполнять бюджет: запрашивать счета у контрагентов, заводить заявки на оплату счетов в 1С УПП. Отслеживать сроки окончания договоров с контрагентами и информировать об этом заказчиков. Контролировать остатки по статьям, отслеживать динамику трат и информировать об этом заказчиков. Координировать закупочные процедуры: Предоставлять заказчикам информацию о необходимых документах, сроках проведения закупки и заключения договора. Заводить карточки закупок в 1С ДО. Отслеживать вопросы согласующих и отвечать на них; при необходимости обращаться к заказчику за разъяснениями. По результатам закупки курировать согласование в 1С ДО и организовывать подписание договора. Контролировать исполнение договорных обязательств поставщиками/подрядчиками: получать акты, контролировать сроки поставки/оказания услуг, при необходимости эскалировать проблемы заказчику/юридической службе. Предоставлять первичные закрывающие документы в бухгалтерию. Связываться с контрагентами и просить выставить/переделать/изменить закрывающие документы. Писать приказы на премии по реферальным программам; выкладывать и согласовывать выплаты в 1С УПП. Вести протоколы планёрок и собраний руководства департамента персонала. Готовить руководителей к встречам: оценивать готовность, запрашивать недостающие данные, помогать структурировать отчёт/презентацию. Готовить отчетность и презентации по запросу руководства компании. Контролировать выполнение задач по протоколам встреч.

Требования
Опыт работы с бюджетом подразделения или проекта: сбор и консолидация потребностей, планирование расходов, контроль исполнения, остатков и отклонений. Опыт работы в координационной, административной или финансово-операционной роли. Уверенное владение Excel или Google Таблицами. Опыт работы с документами, счетами, договорами и закрывающими документами. Будет преимуществом: опыт работы в 1С УПП, 1С ДО, системах бюджетирования, а также сопровождения закупок. Умение контролировать сроки, статусы задач и договорные обязательства. Грамотная письменная и устная речь.

ПОЧЕМУ У НАС ХОРОШО
График работы 5/2, работа в офисе Сан Сити. Белая зарплата и официальное трудоустройство с первого дня. 28 дней отпуска и дополнительные дни отдыха за стаж работы. ДМС. Собственный учебный центр: обучаем с нуля и помогаем прокачивать скиллы. Специальные условия по ипотеке от Сбербанка. Льготы, бонусы и корпоративные скидки от партнеров компании. Сберпрайм: доступ к 12 сервисам с выгодой до 5000 рублей в месяц.