Ассистент по документообороту

Сейчас мы ищем ассистента в SMM Team, в наш креативный дивизион - человека, который любит порядок в документах, умеет держать процессы под контролем и не теряется в многозадачности
Подготовка договорных документов по проектам: приложений к договорам; дополнительных соглашений; спецификаций на оказание услуг; иных сопутствующих документов за соответствующие отчетные периоды.
Подготовка новых договоров: для новых проектов; при переводе клиента с одного юридического лица на другое; сбор необходимых учредительных и реквизитных документов; взаимодействие с отделом продаж / тендерным отделом при необходимости.
Запуск документов на внутреннее согласование: создание задач на корпоративном портале; направление документов на согласование в юридический отдел и бухгалтерию; контроль прохождения согласования; внесение необходимых корректировок.
Согласование документов с клиентами: направление документов клиенту; получение и обработка комментариев; внесение правок; повторное согласование документов до получения финальной версии.
Организация подключения контрагентов к ЭДО: сбор необходимых данных; внесение информации в таблицу на подключение к ЭДО; контроль настройки обмена электронными документами.
Работа с ЭДО и 1С:ДО: загрузка документов в 1С; заполнение необходимых данных для запуска внутренних маршрутов согласования; отправка согласованных документов клиентам через Контур.Диадок; отслеживание статуса подписания документов; контроль получения документов, если клиент самостоятельно направляет их по ЭДО.
Контроль подписания документов: отслеживание подписания документов обеими сторонами; работа с отклоненными документами и комментариями; контроль повторной отправки исправленных документов.
Загрузка подписанных документов в проекты на корпоративном портале KIT.
Подготовка и выставление закрывающих документов по проектам: УПД; актов; счетов; корректировочных и исправительных документов при необходимости.
Ведение реестра документа для клиента
Работа с подрядчиками и поставщиками
Ведение реестра документов от подрядчиков и поставщиков: контроль наличия договоров, приложений, актов, счетов и иных документов; отслеживание статусов согласования и подписания.
Запуск документов подрядчиков на согласование: создание задач на корпоративном портале либо контроль задач, созданных менеджерами; взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией; контроль внесения необходимых правок.
Контроль поступления документов от подрядчиков по ЭДО.
Запуск согласованных документов на подписание в 1С.
Контроль получения закрывающих документов и актов от подрядчиков.
Заведение счетов и заявок на оплату подрядчиков , поставщиков, от менеджеров
Ведение реестра заявок и счетов на оплату для контроля сроков и статусов оплаты.
Создание и оформление гарантийных писем для подрядчиков и поставщиков, организация их согласования и подписания.
Добавление и корректное отражение расходов подрядчиков в соответствующих проектах. Отчетность по рекламе
Подготовка и подача отчетности в ОРД через MediaScout.

Опыт работы с 1С, 1С:ДО, Контур.Диадок, ЭДО, корпоративными порталами, Google Таблицами / Excel, договорами, УПД, актами, счетами и ОРД.
Внимательность и аккуратность — умение замечать ошибки в датах, суммах, реквизитах, номерах договоров и формулировках;
Ответственность — понимание того, что от своевременного оформления документов напрямую зависят оплаты и закрытие проектов;
Системность — способность одновременно вести большое количество проектов и документов на разных этапах;
Умение работать в режиме многозадачности — параллельно взаимодействовать с менеджерами, клиентами, подрядчиками, бухгалтерией и юридическим отделом;
Обучаемость — готовность разбираться в новых процессах, требованиях клиентов и внутренних регламентах.

Гибкий гибридный график: мы работаем с понедельника по пятницу, формат работы удаленный с возможностью приезжать в офис в Москве 1 раз в 1-2 недели . У нас нет жесткого контроля за графиком, главное, чтобы задачи выполнялись вовремя