Координатор по документообороту в Департамент технологий

Чем предстоит заниматься

Бюджетирование и финансовое сопровождение
Обеспечивать исполнение бюджета: контролировать и сопровождать оплату счетов. Проверять корректность распределения расходов по статьям бюджета при заведении счетов на оплату в 1С. Контролировать наличие бюджета перед запуском оплат и закупок. Совместно с заказчиками готовить обоснования на внеплановые расходы.

Документооборот и закупки
Организовывать заключение и подписание договоров, дополнительных соглашений и приложений. Работать с первичной документацией: актами, УПД и сопроводительными документами. Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам дебиторской задолженности: направлять акты на подпись, запрашивать документы у контрагентов. Координировать закупочные процессы: проверять наличие необходимых документов, инициировать запуск закупок в 1С ДО. Организовывать подписание документов с контрагентами через ЭДО и в бумажном виде. Вести деловую переписку с контрагентами по вопросам предоставления, корректировки и согласования документов. Готовить внутренние документы к актам и УПД. Передавать документы в бухгалтерию, юридический отдел, отдел закупок и другие подразделения. Вести реестр первичной документации. Контролировать соблюдение внутреннего порядка документооборота.

Командировки
Расчитывать сметы на командировки и корпоративные слёты в части проезда и проживания. Взаимодействовать с сотрудниками по подбору рейсов и размещения. Покупать железнодорожные и авиабилеты. Создавать направления в командировку в 1С. Оформлять заявки на выплаты суточных и подотчётных средств. Помогать сотрудникам при сдаче авансовых отчётов. Информировать сотрудников перед поездкой об особенностях командировки, порядке отчётности и необходимых документах. Оказывать координационную поддержку в нестандартных ситуациях: перенос или отмена рейсов, опоздания, отмена поездки и др.

Мы ожидаем
Опыт работы финансовым координатором, специалистом по документообороту, операционным специалистом или в смежной роли от 1–2 лет. Понимание основ бюджетирования и договорной работы. Знание базовых требований к первичным документам. Уверенное владение Excel / Google Sheets. Базовые навыки работы в 1С: документы, заявки, командировки. Знание базовых правил оформления командировок, суточных и авансовых отчётов. Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами и цифрами. Навыки деловой переписки и взаимодействия с внутренними заказчиками и контрагентами. Умение вести несколько задач параллельно и соблюдать дедлайны. Навык приоритизации задач при высокой операционной нагрузке. Умение задавать уточняющие вопросы и добиваться недостающих данных. Проактивность и стремление находить решения, а не только фиксировать проблемы. Готовность быстро переключаться между задачами без потери качества.

Условия
Гибридный график работы: 2 дня в офисе, 3 дня удалённо. Работа в комфортном офисе на выбор: Сан-Сити или Академгородок. Официальное трудоустройство с первого дня. Белая заработная плата. 28 календарных дней отпуска. ДМС. Собственный учебный центр: обучаем с нуля и помогаем прокачивать профессиональные навыки. Специальные условия по ипотеке от Сбербанка. Льготы, бонусы и корпоративные скидки от партнёров компании. СберПрайм: доступ к 12 сервисам с выгодой до 5000 рублей в месяц.